5 effektive Schritte für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus der Ferne

Die beispiellose globale Gesundheitskrise hat bereits weitreichende Auswirkungen auf den gesamten Rekrutierungsprozess - und einer dieser Schlüsselbereiche ist die Einstellung neuer Mitarbeiter. In den kommenden Wochen und Monaten werden sich viele Arbeitgeber in der ziemlich einzigartigen Situation befinden, dass sie einen Mitarbeiter aus der Ferne und nicht persönlich in einem Büro oder an einem Arbeitsplatz einstellen müssen. Dies wird so lange der Fall sein, bis die Anweisungen der Regierung zur sozialen Distanzierung und zur Heimarbeit aufgehoben werden.

Dies ist eindeutig ein herausforderndes Szenario für beide Seiten, aber auch eine Situation, in der wir Ihnen helfen können, sich zurechtzufinden. Hier sind fünf effektive Schritte, um einen neuen Mitarbeiter aus der Ferne einzuarbeiten.

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Erster Schritt - Durchführung des Pre-Boarding

Dieser Schritt kann manchmal versäumt werden, ist aber immer wichtiger, wenn man jemanden aus der Ferne einarbeitet. Es läuft alles auf eine Schlüsselfrage hinaus: Was soll Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag tun? Ein oder zwei Wochen vor Beginn der neuen Tätigkeit sollte eine Begrüßungsmail an Ihren neuen Mitarbeiter geschickt werden, um ihm genau dies mitzuteilen. Darin sollte der Plan für die ersten paar Wochen festgelegt werden. Gliedern Sie die erste Woche von Montag bis Freitag auf, z.B. in Form eines Tagebuchs, wobei jeder Tag in Vormittags- und Nachmittagsaufgaben unterteilt und strukturiert werden sollte. Dadurch erhält der Mitarbeiter Klarheit darüber, was ihn zum Beginn seiner Tätigkeit erwartet.

Die E-Mail sollte auch Angaben zu einer Hauptanlaufstelle, dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung enthalten, für den Fall, dass der neue Mitarbeiter erste Fragen hat. Schicken Sie Ihr Unternehmenshandbuch oder geben Sie Links zu Videos und Schlüsselbereichen des Unternehmens an, die mit der Funktion des neuen Mitarbeiters zusammenhängen. Führen Sie ihn auch durch Ihre digitale Lernplattform, falls Sie eine haben. Und wenn möglich, weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Arbeitskollegen oder Mentor zu, der ihm in den ersten Phasen seiner Karriere hilft. Mentoren können nicht nur eine Fülle von Kenntnissen vermitteln, sondern auch eine Schlüsselrolle bei der persönlichen und beruflichen Entwicklung des neuen Mitarbeiters spielen. Mentoren können eine entscheidende Rolle dabei spielen, den neuen Mitarbeitern zu helfen, sich in ihrer neuen Umgebung zurechtzufinden. Sie stehen dem neuen Mitarbeiter bei alltäglichen Fragen zur Seite. All diese Tipps helfen ihnen, in die Unternehmenskultur, die Vision und die Werte einzutauchen.  

Schritt zwei - Einrichten der Technik

Stellen Sie nach Abschluss der Einarbeitungsphase sicher, dass das Home-Office Ihres neuen Mitarbeiters eingerichtet wird. Werden Sie ihm einen Arbeitslaptop und ein Telefon zur Verfügung stellen oder muss er sich diese selbst beschaffen? Es ist wichtig, sich von Anfang an über solche Details im Klaren zu sein. Sie sollten auch sicherstellen, dass der Mitarbeiter einen geeigneten Arbeitsplatz und Zugang zu einer zuverlässigen Internetverbindung hat. Wenn möglich, sollten Sie den Zugang zu einem Team oder einer Einzelperson gewähren, die in der Anfangsphase des Einstiegsprozesses technische Unterstützung bieten können. Dies kann als eine Reihe von Meetings oder in Form eines speziellen Online-Portals organisiert werden. Schließlich ist die Sicherheit des Unternehmens eine Notwendigkeit, also stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter die IT-Richtlinien kennt und sich über ein gesichertes VPN-Netzwerk anmeldet.

Schritt drei - Einrichten klarer Kommunikationswege

Neue Mitarbeiter arbeiten vielleicht allein in ihrem Umfeld und fühlen sich ohne regelmäßige Kommunikation abgeschnitten. Dies ist besonders relevant, da sie viele ihrer Kollegen wahrscheinlich nicht persönlich kennengelernt haben. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, innerhalb der ersten Tage eine Reihe von Videokonferenzen mit den wichtigsten Mitarbeitern des Unternehmens zu führen, da die Zeit für persönliche Gespräche das Gefühl der Isolation verringert und Vertrauen schafft. Es gibt eine Reihe guter Tools, wie Microsoft Teams, Zoom und Skype, um nur einige zu nennen. Dies wird dem neuen Mitarbeiter helfen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie seine Funktion in die umfassendere Geschäftsstrategie passt, und hilft ihm, stärkere Beziehungen aufzubauen. Seien Sie integrativ und richten Sie ein virtuelles Treffen ein, bei dem der neue Mitarbeiter im Team in einer Gruppenumgebung willkommen geheißen wird, und lassen Sie ihn wissen, dass sein Mentor/Arbeitskollege zur Verfügung steht, wenn er Hilfe braucht.

Vierter Schritt - Regelmäßige Kontaktaufnahmen planen

Es ist immer gut, regelmäßig mit einem neuen Mitarbeiter Kontakt aufzunehmen, aber dies ist noch wichtiger, wenn man jemanden aus der Ferne mit ins Team nimmt. Tatsächlich kann es durchaus sein, dass diese sogar noch häufiger stattfinden müssen, als wenn Sie jemanden am physischen Arbeitsplatz in Anwesenheit anderer Teammitglieder einführen würden. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen klareren Richtlinien, offener Kommunikation und dem Micro-Management aus der Entfernung zu schaffen. In der ersten Woche ist einmal am Tag eine Kontaktaufnahme erforderlich. Dies kann in den folgenden Wochen reduziert werden, insbesondere wenn Ihr neuer Mitarbeiter seine Kollegen kennenlernt und weitere Kommunikationslinien über Projekte und Prioritäten eröffnet. Verstärken Sie Ihre Videoanrufe oder Telefon-Chats mit klaren Aktionen über E-Mail - das gibt Ihnen auch etwas, worauf Sie sich bei Ihrem nächsten Gespräch beziehen können. Es ist auch wichtig, dass die Einarbeitung abwechslungsreich gestaltet wird. Endlose Tage der Compliance-Schulung werden zum Beispiel nicht motivierend sein! Stellen Sie sicher, dass das Wertversprechen Ihres Unternehmens, das EVP, im Mittelpunkt Ihrer Schulung steht - und tun Sie Ihr Bestes, um es mit Leben zu erfüllen und für den Einzelnen relevant zu machen.

Fünfter Schritt - Rückmeldung zur Performance

Obwohl dies ein einzigartiges Szenario ist, erfüllt die Probezeit immer noch die gleiche Funktion, indem sie beiden Seiten die Möglichkeit gibt, zu entscheiden, ob die Rolle gut passt und ob der neue Mitarbeiter die Erwartungen erfüllt. Es liegt jedoch auf der Hand, dass Sie einige Erwartungen mäßigen oder bestimmte Elemente der Funktion berücksichtigen müssen. Die ungewöhnliche Distanz zwischen den beiden Seiten und die Tatsache, dass die Ausbildung oder die Begleitung durch die Ferne erschwert werden kann, spielt einen wichtigen Faktor. Es ist auch gut, von Ihrem neuen Mitarbeiter ein Feedback zum gesamten Einstiegsprogramm zu erhalten. Sie können alle diese Erkenntnisse wieder in den Prozess einfließen lassen, wenn Sie Ihren nächsten neuen Mitarbeiter aus der Ferne ins Team nehmen.

Es ist wichtig, in diesen unsicheren Zeiten des Wandels weiterhin Coaching, persönliche Unterstützung und Beratung anzubieten. Wenn Sie über eine erprobte Online-Lernplattform und ein Schulungsprogramm verfügen, dürfen Sie die Notwendigkeit des persönlichen Dialogs nicht vernachlässigen. Lern- und Entwicklungsteams (L&D-Teams) sollten regelmäßige Check-ups mit dem neuen Mitarbeiter durchführen, Sitzungen durchführen und den Fortschritt überprüfen. Es ist erwiesen, dass Neuanfänger mit einem umfassenden L&D-Programm viel schneller vorankommen als ohne und ein unterstützendes Umfeld wird Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, sich zu entwickeln.

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